E-Defter Saklama Sürelerinde Güncel Durum

E-defter tutan mükellefler bakımından defterlerin oluşturulması kadar, oluşturulan dosyaların yasal süre boyunca ibraz edilebilir biçimde saklanması da bir yükümlülüktür. Bu duyuruda saklama yükümlülüğünün çerçevesini hatırlatıyor ve şirketler için uygulanabilir bir prosedür öneriyoruz. Güncel süre ve takvimler için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-defter duyurularının ve ilgili tebliğlerin esas alınması gerekir.

Saklama yükümlülüğünün çerçevesi

• Vergi Usul Kanunu: Defter tutmak zorunda olanlar, tuttukları defterleri ve düzenledikleri belgeleri Kanun'da öngörülen süre boyunca muhafaza etmek ve yetkili makamlarca istendiğinde ibraz etmek zorundadır.
• Türk Ticaret Kanunu: Tacirler bakımından ticari defter ve belgeler için ayrıca bir saklama yükümlülüğü öngörülmüştür. İki kanundaki süreler ve başlangıç tarihleri birbirinden farklı olduğundan, saklama planı bunlardan uzun olanı karşılayacak biçimde yapılmalıdır.
• E-Defter Genel Tebliğleri: E-defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi; ayrıca bu dosyaların ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği usul ve esaslara göre güvenli ortamlarda saklanması gerekir.

İkincil kopya uygulaması

E-defter ve berat dosyalarının asılları mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanır. Bunun yanında ikincil kopyaların, Başkanlığın duyurduğu usullerle, Başkanlıktan bu konuda izin almış özel entegratörlerin veya Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine aktarılması gerekir. İkincil kopyanın yüklenmiş olması, asıl dosyaların mükellef tarafından saklanması yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Uyum takvimi için kontrol noktaları

• Berat dosyalarının yüklenmesi için seçilen dönem (aylık veya geçici vergi dönemleri bazında) şirket içinde yazılı hâle getirildi mi?
• Her berat yükleme döneminin ardından ikincil kopyaların aktarımı için iç takvimde ayrı bir adım tanımlandı mı?
• Hesap dönemi kapanışında, yıla ait tüm defter ve berat dosyalarının eksiksiz olduğu kontrol ediliyor mu?
• Yazılım veya hizmet sağlayıcı değişikliklerinde geçmiş dönem dosyalarının devri planlandı mı?
• Birleşme, devir, tür değişikliği veya tasfiye gibi durumlarda geçmiş dönem e-defter dosyalarının kimin tarafından ve nerede saklanacağı belirlendi mi?

Önerilen prosedürler

1. Sorumluluk ataması: E-defter dosyalarının oluşturulması, yüklenmesi ve saklanmasından sorumlu kişi ile yedeği belirlenmelidir.
2. Dosya bütünlüğü: Defter ve berat dosyaları, imzalı veya mühürlü özgün hâlleriyle ve dosya adları değiştirilmeden saklanmalıdır.
3. Birden fazla ortam: Asıl dosyalar, şirket sunucusuna ek olarak farklı bir fiziksel konumdaki yedekleme ortamında da tutulmalıdır.
4. Erişim ve kayıt: Dosyalara erişim yetkileri sınırlandırılmalı, yapılan yedekleme ve aktarım işlemleri kayıt altına alınmalıdır.
5. Dönemsel geri yükleme testi: Yedeklerin açılabildiği ve dosyaların doğrulanabildiği belirli aralıklarla test edilmelidir.
6. Zayi durumları: Dosyaların bozulması, silinmesi veya kaybı hâlinde mevzuatta öngörülen başvuru yollarının süresi içinde işletilmesi gerekir; bu durumda gecikmeden meslek mensubunuza danışınız.

Sonuç

Saklama yükümlülüğü, bir vergi incelemesinde veya ticari uyuşmazlıkta defterlerin ibraz edilebilmesinin ön koşuludur. Şirketlerin saklama prosedürlerini yazılı hâle getirmesini ve yılda en az bir kez gözden geçirmesini öneriyoruz. Yükümlülüklerin ayrıntıları ve güncel takvim için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-defter internet sitesindeki duyuruları takip ediniz.